Email service provider vervangen? Hier moet je zeker aan denken!


Stappenplan voor een soepele overstap van email service provider

  • Als je wat verder bent met e-mail marketing dan stel je andere eisen aan de e-mail service provider, vaak is overstappen dan noodzakelijk;
  • De overstap van e-mail service provider moet goed gepland worden om geen data of contacten te verliezen;
  • Bij een juiste aanpak kan de overstap foutloos en zonder problemen verlopen, daarvoor hebben we een plan van negen stappen opgesteld.

 

Vrijwel al onze klanten gebruikten al e-mail marketing en marketing automation voordat ze bij Basedriver terecht kwamen. Wij zijn vaak de vervolgstap, als de bestaande software niet meer voldoet.

Bedrijven die beginnen met e-mail marketing kiezen namelijk vaak voor een oplossing zoals Mailchimp, met een lage instapprijs en snelle implementatie door een handige marketeer. Als ze verder groeien en van e-mail marketing platform wisselen, dan moet dit project goed voorbereid en uitgevoerd worden.

In de afgelopen vijf jaar hebben we veel ervaring opgedaan met de overstap (migratie) van e-mail marketing software. In deze blogpost delen we daarom graag wat we geleerd hebben in de vorm van een stappenplan.

Redenen om over te stappen van email service provider

Er zijn verschillende redenen om over te stappen van e-mail marketing systeem. Als een bedrijf begint met e-mail marketing dan is een lage instapprijs een belangrijk argument. Als het bedrijf groeit dan veranderen de eisen en wensen. Dat pakket met die lage instapprijs voldoet dan vaak niet meer.

Vanuit onze dagelijkse praktijk zien we de volgende redenen om van email service provider te wisselen:

Beheer van het e-mail marketing systeem kost veel tijd en vraagt technische kennis

Merk je dat de openratio van nieuwsbrieven niet meer stijgt? Lukt het je niet meer om de juiste klant met de juiste campagne te benaderen? Als je meer resultaat wilt halen uit e-mail marketing dan kost dat vaak veel meer tijd en technische kennis.

Dat pakket waar je zo makkelijk mee kon beginnen, heeft wellicht niet alle functies en biedt weinig mogelijkheden voor automatisering.

Nieuwe eisen en wensen van het marketing team

In de loop der jaren verandert de samenstelling van het marketing team en daarmee de eisen en wensen aan de software. Ooit was er misschien één marketeer die alles zelf deed, werken in een team stelt andere eisen.

Als je samenwerkt in een team dan is het belangrijk dat rollen en rechten goed geregeld zijn, dat mensen niet teveel campagnes tegelijk versturen en dat de marketingdata zuiver blijft. Allemaal redenen om te kijken naar een email service provider waarin het werkproces goed vastgelegd kan worden.

Ook heeft het marketingteam meer eisen en wensen op het gebied van personalisatie. Om succesvol te personaliseren, is het noodzakelijk dat er voldoende content en betrouwbare data aanwezig is. Vervolgens moet de juiste content aan de juiste persoon worden toegewezen.

In veel e-mail marketing systemen is dit een tijdrovend en foutgevoelig proces. Zodra de wens voor personalisatie stijgt, kan het nodig zijn om over te stappen van email service provider.

Beheer van data wordt kostbaar en tijdrovend

Ieder bedrijf heeft data in verschillende bronnen. De webshop, het CRM systeem en het ERP systeem, om er maar eens een paar te noemen. Al die data moet bij elkaar komen in één marketingdatabase. De meeste email service providers hebben weliswaar een database, maar deze is vaak niet geschikt voor alle marketingdata en heeft onvoldoende waarborgen voor de datakwaliteit.

Productverkopen, abonnementsgegevens, profielen van prospects en klanten, opt-in en opt-outs voor verschillende merken. Dit is allemaal data die op één centrale plek opgeslagen dient te worden om echt gebruik te kunnen maken van de kracht van content en data.

Eisen aan privacy en informatiebeveiliging

Jaarlijks veranderen de eisen op het gebied van informatiebeveiliging. In 2018 werd de AVG van toepassing. In 2020 is het Privacy Shield tussen de Verenigde Staten en Europa ongeldig verklaard. Eind 2020 wordt er nieuwe wetgeving ingevoerd op het gebied van Telemarketing. De kans is groot dat een email service provider uit de Verenigde Staten niet meer voldoet aan de AVG, zelfs al staat de data in Europa. Dit is een reden voor veel bedrijven om uit te kijken naar Europese alternatieven.

Veranderingen in de organisatie

Organisaties zijn continu in beweging. Of het nu gaat om een fusie, splitsing, reorganisatie of uitbreiding, een verandering heeft invloed op de verschillende systemen. Als meerdere organisaties samenkomen dan is het efficiënt om één e-mail service provider te kiezen voor alle onderdelen. Aangezien er toch een migratie moet plaatsvinden, worden alle alternatieven overwogen.

In veel organisaties zijn er meerdere afdelingen nodig om een campagne te maken. Iemand prepareert de data, iemand zet de content in het systeem, iemand verstuurd de mailing en iemand maakt de analyse. Als deze afdelingen moeten inkrimpen dan kijken ze vaak naar een simpeler proces, waarin deze stappen geautomatiseerd worden. De marketeer zit dan zelf aan de knoppen, waardoor er minder tijd nodig is en de time to market korter wordt.

Besparen van marketingkosten

De keuze voor een email service provider wordt vaak gemaakt op basis van de instapkosten. Als je meer doet, komen er vaak extra kosten bij. Bijvoorbeeld in de vorm van een premium pakket of betaling per koppeling of API aanroep.

Daarnaast kennen veel email service providers een partnerstructuur. Zodra je meer geavanceerde functies of templates nodig hebt, gaat de teller lopen bij zo’n partner. In de totale kosten voor e-mail marketing vormt de partner vaak een grotere kostenpost dan de email service provider.

Als de totale kosten oplopen, kan het verstandig zijn om te kiezen voor software waarbij standaard werkzaamheden geautomatiseerd worden en marketeers zonder partner geavanceerde campagnes kunnen maken.

 

TIP: Op ons blog lees je waar je op moet letten bij het selecteren van e-mail marketing software.

 

Stappenplan voor het overstappen van e-mail service provider

Als je besloten hebt om de overstap te maken en je hebt een geschikte partij geselecteerd, dan start de migratie. Dit is een project wat enkele weken tot enkele maanden in beslag neemt. Grotere organisaties kunnen er ook voor kiezen dit gefaseerd uit te voeren.

Zo’n migratie volgt de volgende stappen:

1. Analyse van de datastromen

De eerste stap is een analyse van de datastromen. Hierbij moet je op een aantal punten letten:

  • Welke bronsystemen moeten data leveren aan de email service provider;
  • Welke systemen moeten data ontvangen van de email service provider;
  • Welke systemen worden uitgefaseerd waarvan de data bewaard moet blijven.

Op basis van deze informatie is het verstandig om een schema te maken waarin de datastromen in kaart gebracht worden.

2. Bepalen van de business rules van de organisatie

Binnen iedere organisatie zijn er regels, wie mag wat doen en op welke manier. Zeker bij grotere organisaties is het verstandig om deze regels vooraf te bespreken. Het gaat daarbij om de volgende zaken:

  • Welke afdelingen/medewerkers hebben rechten voor het maken van content en campagnes;
  • Welke ontvangers moeten uitgesloten worden van alle campagnes (bijvoorbeeld overledenen);
  • Welke selecties worden door de hele organisatie gebruikt;
  • Welke opt-in en opt-out mogelijkheden moeten er geboden worden;
  • Hoe vaak mogen mensen een e-mail ontvangen per merk (contactdruk).

Deze regels worden vervolgens in de marketing software ingericht, waardoor de kans op fouten zo klein mogelijk gemaakt wordt.

3. Realiseren van templates

Het eindresultaat van een e-mail campagne is natuurlijk de e-mail. Om een e-mail te versturen is een template nodig. Het ontwikkelen van een template is uiteraard een onderdeel van de overstap van e-mail service provider. Wij hebben ervoor gekozen om altijd standaard templates ter beschikking te stellen. Als we een aantal zaken weten, zoals logo, huisstijl en social media links, dan kunnen we het template snel inrichten. 90% van de e-mails met Basedriver wordt met deze templates verstuurd.

Als er geen standaard templates beschikbaar zijn, worden er nieuwe templates ontworpen en ontwikkeld. Een tijdrovend proces omdat deze op zeer veel verschillende apparaten getest moeten worden.

TIP: Op Pinterest kan je de mogelijkheden vinden van onze standaard templates

4. Koppelingen met back-end systemen en website

Uit de data analyse volgt een overzicht van de systemen die gekoppeld moeten worden met de nieuwe e-mail service providers. Ook als er al een technische koppeling beschikbaar is, moet deze nog wel ingericht worden.

Zo’n koppeling moet aan twee kanten geregeld worden. De ervaring leert dat dit in een project invloed heeft op de planning. Daarom is het belangrijk om tijdig contact op te nemen met de verschillende software leveranciers en de koppelingen in te plannen.

5. Data migratie

Als je overstapt van email service provider dan kan je één of meerdere systemen vervangen. De beschikbare data in die systemen moet echter wel bewaard blijven. Als je één systeem vervangt, is het belangrijk een goed moment te kiezen om data te exporteren en in te laden in de nieuwe software. Als je meerdere systemen vervangt, zal de data uit deze systemen eerst samengevoegd moeten worden.

Wij hebben ooit een migratie uitgevoerd waarin 9 verschillende databases samengevoegd moesten worden. Uit deze 9 databases hebben we de profielen ontdubbeld en samengevoegd, zodat er één schone marketingdatabase overbleef waar de marketeers mee aan de slag konden.

6. Testen en trainen

Een belangrijk onderdeel van de implementatie is het testen en trainen van de gebruikers. Onder testen verstaan we controles van de database en van de templates. Tijdens de training leren gebruikers hoe ze met het systeem om moeten gaan. Een goede training zorgt ervoor dat marketeers sneller aan de slag kunnen met het nieuwe pakket.

Het is verstandig om tijdens de training alvast wat campagnes uit het oude systeem over te zetten. Hierdoor leren marketeers meteen de werkwijze van de nieuwe software.

7. Opwarmen van IP adressen

Als je live bent, kan je niet meteen honderdduizenden e-mails versturen. Je wordt dan namelijk gezien als spammer en dat is schadelijk voor de e-mail deliverability. Daarom is het nodig om klein te beginnen en steeds grotere batches te versturen. Als jouw mailings goed geopend worden, zien de ontvangende partijen (zoals gmail en hotmail) jouw e-mail domein als betrouwbaar en kom je niet in de spambox terecht.

Wij gebruiken een vast protocol voor het opwarmen van IP adressen. Afhankelijk van de grootte van de database kan dit proces één tot drie weken duren.

8. Overhalen van de laatste opt-outs

Als je gemigreerd en lekker aan de slag bent met de nieuwe software, is het nog wel mogelijk dat mensen een e-mail openen vanuit het oude systeem en zich hierop uitschrijven. Die opt-out komt dan binnen in de oude email service provider. Je wilt natuurlijk voorkomen dat die mensen alsnog een e-mail krijgen. Daarom adviseren we om de eerste drie weken na de overstap nog een aantal keer de opt-outs uit het oude systeem te halen en in het nieuwe systeem te zetten.

9. Uitzetten van de oude email service provider

Als de data gemigreerd is, de marketeers het nieuwe systeem gebruiken en de laatste opt-outs overgenomen zijn, dan kan je met een gerust hart de oude email service provider uitzetten. Je hebt de migratie met goed gevolg doorlopen en kunt aan de slag met jouw mooie nieuwe software.

Meestgelezen marketing artikelen

Uiteraard hebben we ook een marketing weblog. Marketing kan namelijk niet meer zonder marketing software. Met onze artikelen proberen we je te helpen relevantere campagnes te maken, meer resultaat te halen uit content én je omzet te vergroten.

Dit zijn de meestgelezen artikelen uit ons marketing weblog

E-mail marketing strategie: in vijf stappen meer omzet uit e-mail marketing
Marketing tools: een overzicht van onmisbare marketing tools voor B2B en B2C
Retentie marketing: 6 tips om te voorkomen dat abonnees opzeggen
Het beste verzendmoment voor een hogere openratio
Heractivatie campagnes die helpen met een schone mailinglijst

Over Basedriver

Basedriver is een digitaal marketing platform waarin content, data en campagnes bij elkaar komen. We zorgen ervoor dat B2B en B2C bedrijven hun content aan de juiste klant aanbieden door middel van persoonlijke nieuwsbrieven en e-mail marketing campagnes.

Basedriver staat voor:

  • Een eenvoudige user interface met geautomatiseerde business ruling die zorgt dat marketeers zelfstandig kunnen werken met content, campagnes en data;
  • Kwalitatieve marketing data door automatisch bounce management, actieve checks op datakwaliteit en koppelingen met meer dan 2.000 apps en sites;
  • Een persoonlijke contact- en contentplanning die het mogelijk maakt om automatisch de juiste content aan de juiste ontvanger aan te bieden.

Met Basedriver vergroot je je marketing database, verstuur je relevantere campagnes, haal je meer rendement uit content én genereer je meer klanten.

Wil je meer weten over Basedriver? Schrijf je dan in voor onze tweewekelijkse nieuwsbrief.

Deel dit artikel:

Facebook Twitter LinkedIn whatsapp Mail